Formål med behandling av personopplysninger
For at fylkeskommunen kan oppfylle sin rolle og sitt ansvar innenfor videregående opplæring har vi personopplysninger for å:
- behandle søknader om skole- og læreplass og privatisteksamen
- gjennomføre opplæringsløp, eksamen og fagprøver
- følge opp ungdom i aldergruppen 16–21 år som ikke har et opplæringstilbud eller jobb
- samarbeide med hjemmet
- utstede dokumentasjon for elever, lærlinger og voksne
- godkjenne faglige ledere i lærebedrifter
- oppnevne sensorer for fagprøver
- ha grunnlag for planlegging og oppsett av opplæringstilbud og for å sikre at vilkårene for å tilby opplæring og andre tiltak er oppfylt
- gjennomføre lovpålagte oppgaver som budsjett, refusjonsordninger, regnskap og rapportering til overordnede myndigheter
Som en del av prosessen blir data overført til flere systemer for å kunne følge opplæringen.
Hva slags personopplysninger blir behandlet?
Vi behandler opplysninger om navn, fødselsnummer, kontaktinformasjon, foresatte/pårørende, klasse, utdanningsprogram og fag, oppgavebesvarelser og vurderinger, test- og prøveresultater, karakterer, fravær og anmerkninger og annen informasjon som er nødvendig for gjennomføring av opplæringen. Det blir også tatt bilde av alle elever når de begynner på skolen, som brukes som bilde på skolebeviset.
Skolene registrerer kontaktinformasjon til foresatte for elever under 18 år.
Fylkeskommunen behandler også andre personopplysninger som oppgis i søknader eller annen behandling hvor rektor eller fylkesopplæringssjefen fatter enkeltvedtak. Dette kan blant annet være helseopplysninger. Helseopplysninger og eventuelt andre særlige kategorier av personopplysninger (sensitive personopplysninger) registreres og arkiveres i egne systemer med utvidet sikkerhet.
I forbindelse med søknad til opplæring på særskilt grunnlag vil også opplysninger om helse og sosiale forhold bli behandlet. Det samme gjelder når det er behov for å gjennomføre lovpålagt tilpasset undervisning.
Informasjon innhentes fra grunn- og videregående skole, folkeregisteret, søkere og de som er under opplæring, ansatte ved skolene, lærebedrifter, sensorer og andre samarbeidsparter som er involvert i gjennomføringen og vurderingen av opplæringen av den enkelte. Etter samtykke vil dette kunne være PPT, lege og NAV.
Grunnlaget for å behandle de nødvendige personopplysningene er i henhold til personopplysningslovens artikkel 6 (1) c og 6 (1) e, og for å oppfylle fylkeskommunens plikt i henhold til opplæringslova §§ 13-2–13-4.
Skoleskyss utføres av Innlandstrafikk, og i den forbindelse behandler Innlandstrafikk personopplysninger.
Les mer i Innlandstrafikk sin personvernerklæring.
Hvor henter vi opplysninger fra?
Innlandet fylkeskommune behandler personopplysninger som den registrerte oppgir ved søknad om videregående opplæring, registrert på www.vigo.no med eventuelle vedlegg, eller ved utfylling av overgangsskjema. Fylkeskommunen innhenter også opplysninger fra ungdomsskolene og fra folkeregisteret.
Hvem utleverer vi personopplysninger til?
Fylkeskommunen videreformidler ikke personopplysninger til tredjepart for kommersiell bruk. Klasselister er offentlig informasjon, og vil kunne bli utlevert på forespørsel. Et unntak er informasjon om brukere av våre tjenester med hemmelig telefonnummer og/eller adresse. Klasselister publiseres ikke på Internett.
Foresatte til elever under 18 år får informasjon om elevens fravær, fare for å ikke få vurdering i et fag eller orden/oppførsel, andre rettigheter etter opplæringsloven og annen viktig informasjon som ikke er underlagt taushetsplikt. Dette er et krav i opplæringsforskriften § 20-4. For elever over 18 år utleveres dette etter samtykke fra eleven til den eleven oppgir som pårørende.
For søkere til læreplass, får aktuelle lærebedrifter og opplæringskontor tilgang til søkeropplysninger i Vigo Bedrift. Lærebedrifter kan etter samtykke fra lærling/praksiskandidat få utlevert taushetsbelagt informasjon om den som er under opplæring.
Personopplysninger utleveres til andre offentlige myndigheter som har et lovgrunnlag for innhenting. Dette er blant annet Lånekassen, Utdanningsdirektoratet, Nasjonal vitnemålsdatabase, Statistisk sentralbyrå. Personopplysninger vil etter pålegg i opplæringsloven kunne bli utlevert til barnevernstjenesten og til sosialtjenesten etter samtykke fra eleven og eventuelt foresatte.
Hvor lenge oppbevares opplysningene?
Innlandet fylkeskommune oppbevarer personopplysninger så lenge det er nødvendig for formålet med behandlingen, og når arkivloven stiller krav til bevaring. Arkivverdige opplysninger overføres til fylkeskommunens arkivsystem.
Annen informasjon slettes når den ikke lenger er nødvendig for gjennomføring av fylkeskommunens oppgaver. Dette varierer fra 3 måneder til etter endt skolegang.
Lovhjemmel
Lov om grunnskolen og den vidaregåande opplæringa (opplæringslova) med forskrifter er det viktigste behandlingsgrunnlaget for behandling av personopplysninger.