Trinn 1: Avtale

Før du overfører elektronisk arkivmateriale, skal du ha en overføringsavtale med Innlandet fylkesarkiv. Avtalen beskriver arkivmaterialet, tidspunkt for overføring og format på materialet som skal overføres. 

Fyll ut Arkivverkets skjema for beskrivelse av arkivmateriale og send det til fylkesarkivet.

Trinn 2: Formater

Arkivinstruks for IKA Opplandene beskriver kravene til formater på materialet som overføres. Kravene gjelder både uttrekksformat og dokumentformater. 

Elektroniske arkiver leveres vanligvis som NOARK eller SIARD-uttrekk. Vi aksepterer også noen andre formater etter avtale.

NOARK-uttrekk produseres vanligvis av den som ønsker å overføre elektronisk arkiv (arkivskaper). Ofte produseres uttrekket i samarbeid med leverandøren av arkivsystemet. 

Arkivverkets sjekkliste for overføring av elektronisk arkivmateriale skal fylles ut og følge uttrekket.

For å bevare data fra databaser og fagsystemer produseres det ofte SIARD-uttrekk. Vi er kjent med disse verktøyene som kan brukes for å produsere SIARD-uttrekk:
•    SIARD Suite / SIARD GUI
•    Database Preservation Toolkit Desktop
•    Full Convert

Arkivskaper har ansvaret for at det er brukt godkjente formater.

Trinn 3: Pakking og overføring

Arkivmaterialet som skal overføres til Innlandet fylkesarkiv/IKA Opplandene skal pakkes med Arkade5.

Sammen med selve datauttrekket skal det følge med nok dokumentasjon til at dataene kan forstås og gjenbrukes. 

Ved pakking av arkiv i Arkade5 blir det produsert to filer. En .tar-fil med selve datauttrekket og en .xml-fil som beskriver overføringen.

.xml-filen sendes på e-post til fylkesarkivet@innlandetfylke.no sammen med e-postadresse og mobiltelefonnummer til den som skal gjennomføre overføringen.
Informasjon som trengs for å overføre arkivet, sender vi til denne personen.

Trinn 4: Avslutning

Når vi mottar arkiv, sjekker vi at overføringen inneholder det som er avtalt og bekrefter eller avviser overføringen.

Vi vil gjennomføre flere tester av arkivet og rapportere avvik i uttrekket. Ofte vil det være en dialog med kommunen før uttrekket godkjennes eller avvises.

Fram til uttrekket er godkjent, må det opprinnelige systemet være tilgjengelig slik at kommunen kan gjennomføre kontroller eller nye uttrekk.